Windykacja: co tak naprawdę oznacza
Postępowanie windykacyjne ma na celu odzyskanie zaległej wierzytelności. Windykacja rozpoczyna się, gdy minął ustalony termin zapłaty. Przykładowo kontrahent nie opłacił zamówienia w terminie zapisanym na fakturze. Przy windykacji zawsze obecne są dwie strony, tj. wierzyciel, który chce odzyskać wierzytelność od dłużnika. Wierzytelność zwykle przyjmuje postać środków finansowych i jest określana mianem należności.
Windykacja odbywa się na podstawie obowiązujących przepisów. Precyzyjnie określają one, jakie działania w danej chwili mogą być podjęte przez wierzyciela. Prawo nakłada też obowiązki na dłużnika. Jest on zobligowany do zwrotu należnej wierzytelności. W praktyce podczas działań windykacyjnych duże znaczenie mają aspekty psychologiczne i podejmowanie właściwych decyzji w odpowiednim czasie.
Jak krok po korku przebiega windykacja
Każde wyegzekwowanie spłaty długu przebiega w podobny sposób. Wierzyciel stopniowo sięga po coraz mocniejsze środki, by nakłonić dłużnika do uregulowania zaległości. Czyni tak aż do momentu, w którym cała należność zostanie wyegzekwowana.
Na początku miejsce ma więc windykacja polubowna. W pewnej mierze opiera się ona na zastosowaniu metod perswazji podczas komunikacji z dłużnikiem. Jeśli to nie przyniesie skutku, proces windykacji przechodzi w bardziej sformalizowaną formę. Windykacja twarda obejmuje w szczególności skierowanie sprawy na drogę sądową.
1. Windykacja miękka: postępowanie polubowne
Podczas windykacji miękkiej określanej też mianem polubownej informuje się dłużnika o konieczności uregulowania należności. Czyni się to przez przekazywanie wezwań do zapłaty. Nierzadko jest to wystarczające rozwiązanie. Zdarza się przecież, że dłużnik nie uregulował zobowiązania przez przeoczenie. Na nieco dalszych etapach windykacja polubowna polega na informowaniu dłużnika o tym, jakie będą konsekwencje braku uregulowania zaległości. Wśród tych konsekwencji pojawia się zwłaszcza:
•Zgłoszenie informacji o przeterminowanym zobowiązaniu do tzw. baz dłużników;
•Naliczenie odsetek i kar umownych wynikających z przepisów i podpisanych umów;
•Skierowanie sprawy do sądu celem rozpoczęcia egzekucji komorniczej.
Miękka windykacja obejmuje też negocjowanie warunków spłaty zadłużenia. W wyniku rozmów można przykładowo ustalić, że spłata długu zostanie rozbita na raty. Windykacja polubowna jest relatywnie prosta i generuje niskie koszty. Ponadto pozwala utrzymać pozytywne relacje z kontrahentem, który może mieć tylko tymczasowe problemy z płynnością finansową. Wadą windykacji miękkiej jest to, że w niektórych przypadkach jej skuteczność jest zerowa.
2. Twarda windykacja: sądowy nakaz zapłaty
Po twardą windykację sięga się, gdy polubowne rozwiązania nie przyniosły skutku. Tak będzie zwłaszcza w dwóch przypadkach. Pierwszy to sytuacja, w której dłużnik nie jest zainteresowany zwrotem zobowiązania. Druga ma miejsce, gdy dłużnik nie ma wystarczającej ilości pieniędzy na spłacenie zaległości.
Wtedy to można zaangażować firmę windykacyjną, która będzie miała na celu wyegzekwowanie spłaty długu. Czasem jednak jedynym skutecznym rozwiązaniem okazuje się złożenie pozwu o zapłatę do sądu. Trzeba udowodnić, że żądanie uregulowania należności jest uzasadnione, a termin spłaty minął. Ponadto należy wykazać przed sądem, że wcześniej podjęto próby polubownego rozwiązania sprawy.
3. Postępowanie klauzulowe i egzekucja komornicza
Aby sądowy nakaz zapłaty okazał się skuteczny, konieczne jest uzyskanie klauzuli wykonalności. Takowa jest informacją, że dany nakaz uregulowania należności jest wykonalny. To bardzo istotne, w szczególności z perspektywy komornika. Klauzula wykonalności jest dla niego podstawą rozpoczęcia działań.
Kluczowe jest to, że komornik ma szersze możliwości prawne od windykatora. Ma on prawo zająć wynagrodzenie, a także wszelkie ruchomości i nieruchomości dłużnika. Uzyskane w ten sposób środki finansowe są następnie wykorzystywane w celu spłaty należności.
Jak przygotować wezwanie do zapłaty
Większość przedsiębiorców po tym, gdy zauważy przeterminowaną należność, kontaktuje się z kontrahentem. Taki kontakt może przyjąć rozmowy telefonicznej, przesłania SMS-a czy wysłania wiadomości mejlowej. Każdą tego typu aktywność można sklasyfikować jako przesłanie wezwania do zapłaty.
Gdy tego typu działania nie przynoszą skutku, trzeba przejść do bardziej zaawansowanych rozwiązań. Ich celem jest uzyskania potwierdzenia tego, że dłużnik odebrał informację o powstaniu przeterminowanego zadłużenia.
Dlatego zaleca się, by wezwania do zapłaty przesyłać w formie listownej za potwierdzeniem odbioru. Zazwyczaj w ramach windykacji miękkiej wierzyciele wysyłają kilka takich wezwań. Oznaczają je np. jako „pierwsze wezwanie do zapłaty”, potem „drugie wezwanie do zapłaty” itd. Jeśli nie spotykają się one z reakcją odbiorcy, wysyłane zostaje ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Później przechodzi się do windykacji sądowej.
W jaki sposób dopisać dłużnika do baz BIG
Wpisanie dłużnika do baz Biur Informacji Gospodarczych (BIG) zwykle ma miejsce podczas przechodzenia z miękkiej do twardej windykacji. Ten krok polega na zgłoszeniu informacji o powstaniu przeterminowanego zadłużenia np. do BIG InfoMonitor, BIG KRD lub BIG ERIF.
Z perspektywy dłużnika pojawienie się wpisów o nim w bazach BIG jest wysoce kłopotliwe. Przede wszystkim drastycznie obniża jego wiarygodność finansową. To może utrudniać nawiązywanie relacji biznesowych oraz ubieganie się o finansowanie ze źródeł zewnętrznych. Zgłoszenie dłużnika do BIG może więc dodatkowo zmotywować go do spłacenia zaległości.
Trzeba tu pamiętać o obowiązkach spoczywających na podmiocie dokonującym wpisu w BIG. Przede wszystkim trzeba zadbać o aktualizację wpisu po każdej spłacie zadłużenia. Gdy więc dłużnik ureguluje zobowiązanie, ten fakt trzeba bezzwłocznie zgłosić do BIG.
Czy warto zaangażować firmę windykacyjną
Proces windykacji można prowadzić samodzielnie. Bywa to jednak żmudne i czasochłonne. Dlatego niektórzy wierzyciele decydują się na zaangażowanie firmy windykacyjnej. Należy tu jednak podkreślić, że zasadniczo firma windykacyjna nie ma jakichś szczególnych praw w zakresie egzekwowania należności. Tym odróżnia się od komornika sądowego.
Przewagą firm windykacyjnych jest know-how i doświadczenie. Są to po prostu wyspecjalizowane przedsiębiorstwa zatrudniające prawników oraz profesjonalnych negocjatorów. W egzekwowaniu należności firma windykacyjna zwykle jest więc skuteczniejsza od kogoś, kto nie zajmuje się tym na co dzień.
Jakie koszty generują działania windykacyjne
W niektórych przypadkach windykacja należności może nie generować praktycznie żadnych kosztów. Tak będzie, jeśli dług uda się odzyskać polubownie. Natomiast opłaty pojawiają się zawsze przy windykacji twardej. Wśród kosztów związanych z windykacją należności pojawiają się te związane z:
- Przysłaniem wezwań do zapłaty — zwykle są to niskie koszty związane z opłatami pocztowymi.
- Dokonaniem wpisu w BIG — aby wpisać kogoś np. do InfoMonitor, konieczne jest wniesienie opłaty związanej np. z wykupieniem abonamentu usług w tej bazie. Może się to wiązać z kosztem w wysokości kilkuset złotych.
- Zaangażowaniem firmy windykacyjnej — te koszty zależą od indywidualnych ustaleń. Mogą one przyjąć postać np. procentowej prowizji od wartości należności odzyskanej przez firmę windykacyjną.
- Windykacją sądową — podczas składania pozwu o nakaz zapłaty wnosi się stosowną opłatę. Jest ona liczona w dziesiątkach, setkach, a nawet tysiącach złotych. Dokładna wysokość opłaty za pozew o nakaz zapłaty jest uzależniona od wartości długu.
- Komorniczą windykacją — z zasady koszty egzekucji komorniczej obciążają dłużnika. Jednakże czasami pojawiają się wyjątki od tej reguły.
Poza kosztami finansowymi windykacja należności generuje koszty czasowe. To pojawiają się zwłaszcza wtedy, gdy wierzyciel samodzielnie zajmuje się zarządzeniem procesami windykacyjnymi.
Ile czasu trwają działania windykacyjne
To, ile czasu zajmie dochodzenie roszczeń, jest indywidualną kwestią. Zdarza się, że skuteczna windykacja należności zostaje przeprowadzona np. w kilka tygodni. Czasem trwa to jednak znacznie dłużej. Wszak samo oczekiwanie na postępowanie sądowe może zająć kilka miesięcy.
Praktyka pokazuje, że im wcześniej podejmie się działania windykacyjne, tym ich skuteczność jest wyższa. Zwykle zdecydowanie łatwiej jest odzyskać długi przeterminowane o miesiąc niż zaległości przeterminowane o rok. Należy też pamiętać o kwestii przedawnienia długów. Termin przedawnienia zależny jest od specyfiki konkretnej sprawy.
Co należy do praw i obowiązków wierzyciela oraz windykatora
Podstawowym prawem wierzyciela jest zobligowanie dłużnika do uregulowania zobowiązania. Może się on posłużyć takimi narzędziami jak wspomniany sądowy nakaz zapłaty prowadzący do wszczęcia windykacji komorniczej.
Jednocześnie prawo wskazuje działania, których wierzyciel ani windykator nie może podjąć względem dłużnika. Podczas windykacji przedsądowej można systematycznie przypominać dłużnikowi o istnieniu długu. Możne go też mobilizować do spłaty zadłużenia. Jednocześnie jednak windykator nie może nękać dłużnika. Wykluczone jest np. wejście do mieszkania dłużnika bez jego zgody. Natomiast takie działania jak zajęcie części majątku dłużnika są zarezerwowane dla komornika sądowego.
Co jeśli komornik umorzy postępowanie egzekucyjne
Możliwy scenariusz rozwoju sytuacji jest taki, że nawet przekazanie sprawy komornikowi może nie przynieść oczekiwanego skutku. Komornik może bowiem stwierdzić, że odzyskanie należności w danym czasie jest niemożliwe. Powodem może być to, że dłużnik nie ma środków finansowych ani majątku. Wtedy komornik może umorzyć postępowanie egzekucyjne.
Trzeba tu jednak zaznaczyć, że umorzenie egzekucji komorniczej wcale nie jest równoznaczne z umorzeniem długu. Wierzyciel ma prawo ponowić wniosek o egzekucję komorniczą. Takie działanie zwykle podejmuje się po pewnym czasie, gdy sytuacja materialna dłużnika ulegnie poprawie. Należy też mieć świadomość, że zarówno wierzyciel, jak i dłużnik mogą złożyć skargę na działania lub zaniechanie działań przez komornika.
Jak postąpić, gdy dłużnik ogłosi upadłość
W innym scenariuszu kontrahent będący dłużnikiem ogłasza upadłość. Z zasady prowadzi to do wstrzymania postępowania sądowego i egzekucji komorniczej. Wierzyciel wciąż jednak może odzyskać przynajmniej część należności. W tym celu powinien zgłosić swoje roszczenia w postępowaniu upadłościowym.
Upadłość może zostać zgłoszona nie tylko przez przedsiębiorstwo, ale i osobę fizyczną. Służy do tego instytucja upadłości konsumenckiej. W takiej sytuacji wierzyciel również ma możliwość odzyskania przynajmniej części należności. Warunki spłaty są w takim przypadku określane przez sąd.
W jaki sposób przebiega windykacja długów zmarłej osoby
Jeśli dłużnik umrze, postępowanie komornicze zostaje zawieszone. Dalszy bieg sprawy jest uzależniony od decyzji spadkobierców. Mogą oni zdecydować się na:
- Odrzucenie spadku — w takim przypadku nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za długi osoby zmarłej.
- Przyjęcie spadku wprost — wtedy to na spadkobiercach spoczywa obowiązek uregulowania zobowiązania w pełnej wysokości.
- Przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza — w takiej sytuacji spadkobiercy przyjmują odpowiedzialność za zobowiązania wyłącznie do wartości otrzymanego spadku.
Z zasady spadkobierca ma 6 miesięcy na podjęcie tej decyzji. Termin liczy się od momentu, w którym spadkobierca dowiedział się o spadku.
Jak rozmawiać z dłużnikiem
Paradoksalnie, pomimo odmiennych interesów, nadrzędny cel wierzyciela i dłużnika często jest identyczny. Obu stronom zależy na tym, aby uregulować należność i pozbyć się problemu. Sprawna i rzeczowa komunikacja z dłużnikiem przy zachowaniu asertywnej postawy może przynieść oczekiwane rezultaty.
Sposób komunikacji powinno się modyfikować w odpowiedzi na reakcje dłużnika. Jeśli ten w żaden sposób nie reaguje na polubowne próby rozwiązania sytuacji, konieczne jest wykazanie się większą stanowczością. W takich sytuacjach często trzeba przejść do twardej windykacji i doprowadzić do przekazania sprawy komornikowi sądowemu.
Co zrobić, aby windykacja należności okazała się skuteczna
Z perspektywy wierzyciela windykacja długów raczej nie jest niczym przyjemnym. Każdy przedsiębiorca woli rozwijać swój biznes niż skupiać się na odzyskiwaniu należnych pieniędzy. Co istotne, brak terminowej zapłaty bywa dla przedsiębiorstw dużym problemem finansowym.
Ważne jest to, by postępować racjonalnie i skupić się rozwiązaniu problemu. Działania pod wpływem emocji i kłótnie z dłużnikiem raczej nie przyniosą efektu. Windykacja należności to proces, do którego należy podchodzić w usystematyzowany sposób. Każde podjęte działanie powinno więc być przemyślane i adekwatne do sytuacji dłużnika.