W moim blogu sadecki.org omówiłem już kilka typów marnotrawstwa (z 8 wymienianych w definicji lean management). Zajmowałem się m.in. stratą oczekiwania (TUTAJ) i nadmiernym przetwarzaniem (TUTAJ), ale jakoś nie nadarzyła się jeszcze okazja, by wziąć na warsztat jedną z najgorszych strat, jaką obserwuję w firmach produkcyjnych. Dlaczego uważam, że nadprodukcja to jedna z najgorszych strat? Otóż dlatego, że nadprodukcja zwykle generuje powstawanie innych rodzajów marnotrawstwa: jak zapasy albo zbędny transport.
Czym jest nadprodukcja?
Nadprodukcja to, najkrócej mówiąc, produkowanie więcej, niż zleca klient, lub produkowanie za wcześnie.
Choć wielu ludzi sądzi zapewne inaczej, to jednak w szczupłym zarządzaniu wcale nie cieszymy się ze zbyt szybkiej lub zbyt wydajnej produkcji. Wszystko powinno być DOKŁADNIE na czas, a nie NAJSZYBCIEJ JAK SIĘ DA. A co to znaczy „na czas”? „Na czas” to znaczy wtedy, gdy daną rzecz potrzebuje klient albo jest ona potrzebna w procesie. Do takiego ideału powinniśmy dążyć. Dzięki podejściu „just-in-time” nie ma potrzeby budowania dodatkowych magazynów, towary nie zalegają na regałach, nie ma też nadwyżek stanów magazynowych półproduktów lub surowców.
Skąd się bierze nadprodukcja?
PRZYCZYNA 1: „No przecież kilka sztuk więcej nie zaszkodzi…”
Nadprodukcja jest w pewnym sensie zachowaniem zrozumiałym i naturalnym. Wyobraźmy sobie, że pracownik stoi przy maszynie, ma czas, maszyna jest sprawna, a materiały pod ręką. Co w tym złego, że zrobi kilka sztuk na zapas? Toż to sama oszczędność!
Spotkałem się kiedyś z ekstremalnym przypadkiem, gdy pracownik miał wykonać kilkaset elementów pewnego produktu, ale wykonał ich… ponad 1000 więcej. Zapytany, dlaczego to zrobił, z rozbrajającą szczerością powiedział, że… nie chciało mu się w nocy przezbrajać maszyny.
Problem zaczyna się wtedy, gdy ZA KAŻDYM RAZEM zrobimy kilka rzeczy więcej, a od razu ich nie wykorzystamy. Szkoda zutylizować, bo produkt przecież kosztuje. Zaczyna się więc przekładanie, przestawianie, przewalanie, przesuwanie, a w końcu wyprodukowane w nadmiarze elementy trafiają na magazyn, gdzie… zajmują miejsce i zaczynają KOSZTOWAĆ. Równocześnie szansa, że ktoś z nich skorzysta, maleje z dnia na dzień, bo przecież produkcja idzie na bieżąco.
PRZYCZYNA 2: złe planowanie produkcji
W większych firmach nadprodukcja bywa efektem złego planowania. Może się zdarzyć, że jeden wydział produkuje więcej, niż kolejny jest w stanie przetworzyć. To z kolei wynika czasem z norm, nastawionych wyłącznie na opacznie rozumiane MAKSYMALNE wykorzystanie maszyn i CIĄGŁĄ produkcję elementu, nawet jeśli nie ma na niego zbytu.
Efekt? Poprzednie etapy zalewają półproduktem kolejne, co prowadzi do chaosu w obszarze produkcyjnym i rozrastania się magazynów. Nie wspominam już o stracie zbędnego transportu.
W takiej sytuacji zasadne jest, aby zrównoważyć produkcję w obu wydziałach, nawet jeśli oznaczałoby to jej spowolnienie! Tak, tak, wolniejsza produkcja może być LEPSZA! Nie należy się jej bać.
Wolniejsza produkcja może być LEPSZA!
PRZYCZYNA 3: „Przynajmniej zawsze mamy produkt pod ręką…”
Nadprodukcję, podobnie jak zapasy, wielu przedsiębiorców uważa za zaletę. Posiadanie nadwyżek daje im komfort, że „w razie czego” będą mogli dostarczyć produkt dla klienta, no i uniezależnią się od nieprzewidywanych problemów. Klient będzie zadowolony, bo będzie miał produkt szybko i w tej ilości, w jakiej potrzebuje. Nic, tylko zacierać ręce z radości.
Okej. Przyjmuję, że można tak myśleć. Mimo wszystko twierdzę, że uważanie nadwyżek za wartość to ZŁUDZENIE. Dlaczego? Powód jest bardzo prosty: Te nadwyżki sporo firmę KOSZTUJĄ nie tylko na etapie produkcji, ale i magazynowania, tymczasem klient płaci tylko za produkt. Jego nie interesuje fakt, że coś przeleżało na półce przez ostatni miesiąc, a firma musi płacić za wynajem hali magazynowej.
Zadajmy sobie więc pytanie: Czy na pewno stać nas na produkowanie nadwyżek? Według mnie to po prostu nie jest najlepsza droga dla szczupłej firmy. I kropka.
Nadprodukcja a zasada umiaru
Powiedziałem, że nadprodukcja jest stratą (w dodatku jedną z najgorszych) i nie wycofuję się z tych słów. Z drugiej strony zachęcam do tego, by realnie patrzeć na swoją firmę i we wszystkim zachować umiar.
Są branże, dla których bez nadprodukcji po prostu się nie obędzie. Przykładowo w drukarniach offsetowych drukuje się zawsze z naddatkiem, gdyż na kolejnych etapach, takich jak introligatornia albo transport, może dojść do zniszczenia części stron, co spowoduje niemożność wyprodukowania założonej ilości egzemplarzy, a ponowne dodrukowanie niewielkiej liczby brakujących sztuk może być bardzo kosztowne – i tym samym nieopłacalne.
Zatem zanim zaczniesz eliminować stratę nadprodukcji w swojej firmie, usiądź i przeanalizuj, jakie są Twoje realne potrzeby i co Ci się po prostu opłaca.
Nadprodukcja poza produkcją
Nadprodukcję najłatwiej „zrobić” w obszarach produkcji. W usługach trudniej jest ją wygenerować, bo większość usług jest wykonywanych „na żywo”, czyli w momencie, w którym od klienta spływa zamówienie. W salonie fryzjerskim fryzjerka sięga po nożyczki dopiero wtedy, gdy na fotelu siedzi klient. Dentysta nie wyrwie kilku zębów na zapas tylko dlatego, że akurat ma czas, a pacjent nie protestuje. Podobnie będzie w biurze tłumaczeń, kawiarni czy w warsztacie motoryzacyjnym.
A co z biurami?
W biurach strata nadprodukcji zahacza trochę o nadmierne przetwarzanie. Ja obserwuję na co dzień przynajmniej 2 generatory tego rodzaju marnotrawstwa. Są to spotkania firmowe oraz nadmierna papierologia.
Spotkania firmowe jako generator marnotrawstwa
To oczywiste, że spotkania są bardzo ważne w codziennej pracy firmy. Tylko czy na pewno muszą się one odbywać tak często i trwać tak długo? Moim zdaniem wiele firmowych spotkań to nadprodukcja opinii, zdań albo procesów decyzyjnych.
Powiem szczerze: sam bardzo nie lubię marnować czasu, więc jestem uczulony na sposób organizowania spotkań w firmach. I dostrzegam w nich kopalnię marnotrawstwa.
Oto moja lista „grzechów głównych” firmowych spotkań:
- Spóźnienia
Zrób sobie krótkie obliczenie. W spotkaniu bierze udział 10 osób. Jedna spóźnia się o 5 minut, bo coś jej wypadło, zatem pozostałe 9 na nią czekają. Godzina pracy każdej z tych osób kosztuje firmę 120 zł.
Ile traci firma z powodu pięciominutowego spóźnienia jednej osoby?
9 x 120 zł = 1080 zł
1080 zł : 12 (5 minut z godziny to 1/12) = 90 zł
Pięciominutowe spóźnienie jednej osoby kosztuje firmę 90 zł.
Jeśli takie spotkania odbywają się 2 razy w tygodniu, to miesięcznie firma traci już średnio 720 zł
90 x 8 = 720 zł
co rocznie daje stratę rzędu 8640 zł
720 x 12 = 8640 zł
2. Udział w spotkaniu nieodpowiednich albo zbyt wielu osób.
Niestety, jest to częsta tendencja, że na spotkaniach pojawiają się osoby niezwiązane z tematem lub nic do niego niewnoszące. Odsiedzą swoje i wychodzą. Cóż… myślę, że nie trzeba nikomu tłumaczyć, jak ogromne straty ponosi firma z powodu ich „siedzenia”. Sprawa jest dość oczywista.
3. Brak przygotowania osoby prowadzącej spotkanie, czyli tzw. „spontan”.
Znasz takie przypadki? Brałeś udział w takich spotkaniach, kiedy nie bardzo wiedziałeś, jaki jest cel i do czego zmierza prowadzący?
Zwykle scenariusz jest następujący: brakuje agendy, ktoś przy projektorze próbuje ratować sytuację, coś mówi, coś pokazuje, a ludzie siedzą, słuchają, przekładają nogę na nogę i nic z tego nie wynika, bo nikt nie wie za bardzo, o co chodzi. Pozostawiam to bez komentarza.
4. Brak podsumowania, wniosków i DECYZJI
Powiem krótko: Jest taka prosta zasada, że KAŻDE spotkanie (z wyjątkiem spotkań o charakterze organizacyjnym) powinno zakończyć się KONKRETNYMI ustaleniami i DECYZJAMI. Jeśli tak nie jest, to znaczy, że wszyscy zmarnowaliście czas.
Nadmierna papierologia
Drugie źródło straty nadprodukcji w biurach to tzw. „papierologia”. Myślę tu o zbędnych raportach, formularzach z mnóstwem niepotrzebnych pól do wypełnienia i innych podobnych dokumentach.
Pracowałem kiedyś w dużej zagranicznej korporacji w pionie ciągłego doskonalenia. Do naszych zadań należało m.in. przygotowanie comiesięcznego raportu, który był efektem zamknięcia jakiegoś projektu doskonalącego. Opracowanie raportu było bardzo pracochłonne i zajmowało jednej osobie bite dwie dniówki. Gotowy raport był następnie przesyłany do „korporacji” i tam… znikał.
Nigdy nie dostaliśmy żadnego pytania, feedbacku, prośby o wyjaśnienie. NIC.
Któregoś dnia postanowiliśmy z kolegami, że przestaniemy ten raport przygotowywać i wysyłać. Tak też zrobiliśmy. I co? I NIC. Nikt nigdy o raport się nie upomniał. Może nie był nikomu potrzebny? Może trafiał do spamu? A może osoba, która zleciła jego opracowywanie, już w naszej firmie nie pracowała? Tego nigdy się nie dowiemy. Ale fakty są takie, że jednym cięciem odzyskaliśmy dwie dniówki w miesiącu 😉
***
Jeśli działasz w firmie produkcyjnej…
- Sprawdź, czego produkujesz więcej, niż zleca klient.
- Jeśli odkryjesz w swojej firmie jakiś rodzaj nadprodukcji, to zadaj sobie pytanie, gdzie trafiają produkty albo półprodukty, na które W TEJ CHWILI nie ma zbytu. Gdzie i w jaki sposób są składowane? Jak, przez kogo i czym są przewożone / przenoszone / przekładane?
- Przejrzyj stany magazynowe półproduktów, przejdź się po firmie, porozmawiaj z załogą. Które maszyny pracują „pełną parą”, a które mają przestoje? Dlaczego tak się dzieje?
- W przestrzeni biurowej przyjrzyj się organizacji spotkań. Czy wszystkie są potrzebne i przebiegają efektywnie? Czy Wasze wewnętrzne druki i formularze są czytelne i maksymalnie proste?
Jeśli odkryłeś w swojej firmie stratę nadprodukcji, to GRATULUJĘ! Pamiętaj, że każdy odkryty problem staje się potencjałem rozwoju Twojej firmy. Działaj.
Zostaw pod spodem komentarz, jeśli artykuł Cię zainspirował albo jeśli potrzebujesz wsparcia na drodze ciągłego doskonalenia. Zapraszam też do grupy CIĄGŁE DOSKONALENIE albo na mój fanpage: Twoja firma w dobrej formie. Bądźmy w kontakcie.
