Dostępne są różne metody podpisywania dokumentów elektronicznych (oraz sprawdzenia tych podpisów). Najczęściej stosowaną, bezpłatną metodą jest podpisanie dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. W tej usłudze możesz też sprawdzić podpisy w podpisanym dokumencie elektronicznym.

Podpisem zaufanym możesz podpisać lub sprawdzić plik, który został zapisany na dysku lokalnym (np. komputera, telefonu).

W tej usłudze możesz:

• podpisać dokument elektroniczny, również taki, który podpisał ktoś inny,
• sprawdzić, czy złożone podpisy są prawidłowe,
• zobaczyć podpisany dokument (ukryty w pliku .xml).

Dzięki tej usłudze możesz np. podpisać sprawozdanie finansowe. Więcej informacji na temat e-sprawozdań znajdziesz na portalu podatki.gov.pl.

Pamiętaj, samo podpisanie dokumentów – również sprawozdań finansowych – nie oznacza, że zostały one złożone!

Każdy, kto ma profil zaufany. Sprawdź, jak założyć profil zaufany.

Podpis zaufany to podpis elektroniczny. Może być użyty w relacjach z podmiotami administracji publicznej. Jest on równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Reguluje to prawo administracyjne. 

Kwestie używania podpisów elektronicznych w relacjach o charakterze prywatnym, czyli w relacjach pomiędzy obywatelami oraz obywatelami i podmiotami prywatnymi, regulują przepisy prawa cywilnego. 

Oświadczenie woli podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Jednak podpis zaufany nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie może zastąpić podpisu własnoręcznego w relacjach o charakterze prywatnym. Wykorzystanie podpisu zaufanego dopuszczalne jest przy składaniu oświadczeń w formie dokumentowej zdefiniowanej w Kodeksie cywilnym.

Przed użyciem podpisu zaufanego w relacji o charakterze prywatnym każdorazowo należy się upewnić, że składany dokument może być złożony w tej formie. 

• dane do logowania na swój profil zaufany i telefon komórkowy (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).
• dokument, który chcesz podpisać, lub już podpisany dokument elektroniczny, który chcesz sprawdzić lub podpisać. Dokument powinien być zapisany na dysku lokalnym (np. komputera, telefonu).

W sekcji pytania i odpowiedzi znajdziesz wymagania techniczne jakie powinien spełniać plik.

1. Przygotuj dokument  (plik), który chcesz podpisać
2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
3. Dodaj z dysku lokalnego dokument (plik) – kliknij Wybierz dokument z dysku albo przeciągnij plik myszką. 
4. Po poprawnym dodaniu dokumentu, kliknij przycisk Podpisz. Możesz podpisać tylko jeden plik za jednym razem.
5. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).
6. Kliknij przycisk Podpisz podpisem zaufanym i postępuj zgodnie z komunikatami wyświetlanymi na ekranie. System wygeneruje plik xml, w którym zawarty będzie twój podpis.
7. Kliknij przycisk Pobierz, aby zapisać podpisany dokument w formacie .xml na dysku lokalnym.

Podpisany i pobrany dokument .xml możesz wysłać:

• e-mailem do innej osoby, która chce zobaczyć lub podpisać ten dokument.
• do wybranego urzędu za pomocą wysyłając pismo ogólne z załączonym, podpisanym dokumentem .xml.

Niektóre dokumenty do urzędów wysyła się przez dedykowane usługi: 

• w przypadku sprawozdań finansowych wysyłanych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) dostępna jest aplikacja e-Sprawozdania Finansowe.
• w przypadku sprawozdań finansowych wysyłanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) wyślesz je poprzez ekrs.gov.pl. Jest to portal przeznaczony do składania dokumentów finansowych.

Masz pytania dotyczące usługi? Skontaktuj się z naszą infolinią. Zadzwoń pod numer 222 500 115. Infolinia czynna całodobowo.

• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57)
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360, 2337 i 2339)

Co musisz zrobić, aby zobaczyć dokument (ukryty w pliku .xml), który ma podpis

1. Przygotuj podpisany dokument (plik .xml). Szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz przygotować.
2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
3. Dodaj z dysku lokalnego podpisany dokument – kliknij Wybierz dokument z dysku albo przeciągnij plik myszką.
4. Kiedy dokument zostanie poprawnie dodany, kliknij przycisk Zobacz dokument – w ten sposób pobierzesz dokument na swój dysk.

Co musisz zrobić, aby sprawdzić podpisy lub podpisać dokument podpisany przez kogoś innego

1. Przygotuj podpisany dokument (plik .xml), który chcesz sprawdzić lub podpisać. 
2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument. Możesz podpisać tylko jeden plik za jednym razem.
3. Dodaj z dysku lokalnego podpisany dokument (plik .xml), który chcesz sprawdzić lub podpisać. 
4. Kiedy dokument zostanie poprawnie dodany, wyświetlą się informacje o złożonych podpisach. Zwróć uwagę na status podpisu – powinien być Ważny.
5.  Jeśli chcesz dowiedzieć się wiecej o złożonych podpisach lub podpisać  dokument, to kliknij Podpisz.
6. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).
7. Jeśli chcesz:
   • sprawdzić informacje o dotychczas złożonych podpisach, kliknij Szczegóły.
   • podpisać dokument kliknij przycisk Podpisz podpisem zaufanym i postępuj zgodnie z komunikatami na ekranie. Po podpisaniu możesz pobrać plik (.xml) i wysłać go e-mailem do innej osoby, która też chce go podpisać. Do wybranej instytucji wyślij go za pomocą pisma ogólnego – dołącz pobrany dokument .xml.

Złożone w ten sposób podpisy elektroniczne „obejmują” podpisywane pliki w taki sposób, że tworzony jest pojedynczy plik w formacie .xml. W tym pliku znajduje się i podpisana treść, i wszystkie złożone podpisy elektroniczne. To jedno z typowych rozwiązań stosowanych w podpisywaniu elektronicznym, dzięki któremu można podpisać plik w dowolnym formacie dowolną liczbą podpisów i wygodnie sprawdzać ich poprawność.

Możesz także utworzyć lub wczytać dokument elektroniczny w dedykowanej aplikacji (np. aplikacja e-Sprawozdania Finansowe).

Co musisz zrobić, aby zobaczyć dokument PDF, który ma podpis

Możesz zweryfikować ważność podpisu dokumentu PDF za pomocą:

• wielu popularnych programów do przeglądania plików PDF,
• dedykowanego oprogramowania do składania i weryfikacji podpisów elektronicznych, np. kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument PDF.

Dokumentem PDF, podpisanym podpisem zaufanym w formacie dedykowanym dla plików pdf, możesz posługiwać się tak samo, jak dotychczas – sposób przeglądania i drukowania niczym się nie różni dla dokumentów podpisanych i niepodpisanych.

Podpis zaufany złożony w dokumencie PDF osadzany jest wewnątrz pliku.

Co musisz zrobić, aby złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego

Począwszy od 2020 r. nie przesyła się już sprawozdań finansowych do urzędów skarbowych. Sprawozdanie finansowe wyślij do KRS albo do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (informacje poniżej).

Jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym

W celu podpisania dokumentu elektronicznego podpisem kwalifikowanym należy użyć oprogramowania do podpisu kwalifikowanego (dostarczanego przez dostawcę podpisu) – w oprogramowaniu tym trzeba wybrać:

• format podpisu XAdES-BES,
• opcję dodawania kolejnego podpisu.

Uwaga! Zalecane jest, aby najpierw dokument podpisały osoby używające podpisu zaufanego, a potem osoby używające podpisów kwalifikowanych. 

• Załóż profil zaufany
• Podpisz Jednolity Plik Kontrolny (JPK_VAT z deklaracją) profilem zaufanym