Preliminarz wydatków to jeden z najważniejszych dokumentów w wielu firmach i jednostkach publicznych. Jak go przygotować? Błędy popełnione przy opracowywaniu tego dokumentu mogą negatywnie wpłynąć na działalność niejednego podmiotu. Dlatego radca prawny wyjaśni najważniejsze kwestie związane z opracowywaniem preliminarza.
Spis treści:
- Co to jest preliminarz wydatków? Najważniejsze informacje
- Kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
- Preliminarz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – dobry przykład dla pozostałych rodzajów preliminarzy
- Co to jest preliminarz? Jak go sporządzić? To musisz wiedzieć!
Dobre planowanie to podstawa każdej działalności – zwłaszcza finansowej. Zasada ta świetnie sprawdza się w realiach funkcjonowania przedsiębiorstw, a przede wszystkim w ich ekonomicznych aspektach. Jak więc zaplanować finanse firmy bądź innej jednostki? Istotny jest tu preliminarz, czyli plan finansowy lub budżet. Jego opracowanie to klucz do sukcesu w niejednej branży. Dlatego zapraszam do lektury artykułu, w którym wyjaśnię meandry tworzenia preliminarzy.
Co to jest preliminarz wydatków? Najważniejsze informacje
Ustalenie tego, co to jest preliminarz, bywa niełatwe. Wynika to z wieloznaczności tego terminu. Ogólnie, preliminarz to po prostu zestawienie dochodów i wydatków danej jednostki. W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że synonimami dla tego terminu są „budżet” i „plan finansowy”. Preliminarze są tworzone dla najróżniejszych jednostek. Począwszy od państwa, poprzez jednostki samorządu terytorialnego i inne podmioty wchodzące w strukturę władz publicznych, aż po prywatne przedsiębiorstwa.
Bez względu na to, w jakiej jednostce opracowuje się preliminarz, kluczowymi elementami dla jego prawidłowego stworzenia są dokładność i szczegółowość. Wszelkie dochody i wydatki powinny zostać po prostu skrupulatnie zestawione i zaplanowane. Tylko w ten sposób budżet spełni swoją rolą. Z tym oczywiście wiąże się problem właściwego szacowania wysokości dochodów i wydatków. Niestety nie zawsze jest to proste zadanie, zwłaszcza w niepewnych gospodarczo czasach. Tym większe znaczenie ma obecnie przyjęcie prawidłowej metodologii opracowywania preliminarzy.
Jednocześnie nie w każdym przypadku preliminarz może zostać opracowany w sposób dowolny. Wręcz przeciwnie – nierzadko przepisy prawa szczegółowo normują sposób opracowania preliminarza oraz zakres informacji, jakie muszą się w nim znaleźć. Dobrym przykładem może tu być budżet różnego rodzaju jednostek publicznych, a w przypadku prywatnych przedsiębiorców preliminarz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Sprawdź też: Uchylenie zabezpieczenia majątkowego – kiedy ma miejsce?
Kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, taki fundusz ma obowiązek utworzyć każdy pracodawca, zatrudniający – według stanu na dzień 1 stycznia danego roku – co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ponadto
pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Tym samym złożenie takiego wniosku przez zakładową organizację związkową oznacza, że pracodawca ma obowiązek powołać Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów mają obowiązek utworzyć Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określają także zasady tworzenia Funduszu. Zgodnie z nimi:
- fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych;
- wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą;
- wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego;
- wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
W przypadku preliminarza finansowego odnoszącego się do Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych to powinien on zostać sporządzony w określony sposób, z uwzględnieniem danych, jakie nakazuje uwzględnić w tym dokumencie ustawodawca.
Preliminarz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – dobry przykład dla pozostałych rodzajów preliminarzy
Preliminarz ZFŚS jest ważnym dokumentem, który reguluje prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników w zakresie świadczeń socjalnych. Dlatego warto zadbać o to, aby był on sporządzony rzetelnie i zgodnie z prawem, a także, aby był znany i dostępny dla wszystkich zainteresowanych.
Preliminarz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych powinien zawierać:
- określenie źródeł dochodów – w przypadku Funduszu będą to przede wszystkim odpisy, stąd warto szczegółowo określić ich wysokość dla poszczególnych grup pracowników. Dochodami Funduszu mogą być także:
- prognozowane wydatki – z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być dofinansowywane m.in. zapomogi, koszty opieki nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach, urlopy organizowane samodzielnie przez pracownika, wyprawki szkolne, świadczenia świąteczne.
Jest to podstawowa struktura dla każdego planu finansowego, bez względu na to, kto i na potrzeby jakiego podmiotu go sporządza. Dobry plan finansowy zawsze musi opierać się o:
- jasne określenie źródeł dochodów i racjonalne oszacowanie ich wysokości;
- precyzyjne zdefiniowanie zakładanych celów finansowych;
- bieżące monitorowanie sytuacji finansowej podmiotu, dla którego opracowano preliminarz;
- przygotowanie „zapasów” gotówki na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń, generujących dodatkowe koszty.
Dobry preliminarz powinien sprawdzić się nie tylko w czasie koniunktury, ale przede wszystkim wówczas, gdy pojawią się problemy. Tych z kolei właściwie nie sposób uniknąć, zwłaszcza w tak niepewnych gospodarczo czasach, jak obecne. Dlatego opracowując plan finansowy, trzeba mieć w głowie różne scenariusze. Z jednej strony zachować ostrożność, z drugiej zaś unikać popadnięcia w stagnację, która często bywa konsekwencją zbyt zachowawczej strategii finansowej.
Dowiedz się więcej: Sankcje kredytu darmowego – jakie warunki trzeba spełnić, aby móc z nich skorzystać?
Co to jest preliminarz? Jak go sporządzić? To musisz wiedzieć!
Preliminarz to inaczej budżet lub plan finansowy. Jego sporządzenie jest szczególnie istotne dla podmiotów publicznych – zwłaszcza jednostek państwowych i samorządowych – oraz dla przedsiębiorstw. Im bardziej sformalizowane zasady funkcjonowania danego podmiotu, tym większe prawdopodobieństwo, że preliminarz nie może zostać opracowany w sposób dowolny, ale musi zawierać ściśle określone treści, uporządkowane w określony sposób. Modelowo – a dobrym przykładem może być preliminarz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – każdy plan finansowy powinien zawierać szacowane dochody oraz planowane wydatki. Oczywiście pozycje te powinny zostać odpowiednio zbilansowane. Każdy plan finansowy powinien bazować na solidnych analizach – tak, aby z jednej strony zabezpieczyć rozwój podmiotu, a z drugiej zachować odpowiednie rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Eksperci Kancelarii KPR wielokrotnie udowodnili, że potrafią stworzyć taki preliminarz. Chętnie podzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem!
