Przedsiębiorcy, którzy prowadzą firmy handlowe i produkcyjne, a w niektórych wypadkach także usługowe, muszą przeprowadzać coroczne inwentaryzacje. Czym one są i dlaczego tak ważne jest prawidłowy przebieg oraz rozliczenie spisu?


Inwentaryzacja – co to jest?

Inwentaryzacja - co to oznacza z punktu widzenia przedsiębiorcy? Termin inwentaryzacja obejmuje szereg czynności, które pomagają ustalić rzeczywisty stan środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa oraz zobowiązań na dany moment. Inwentaryzacje niekiedy nazywa się remanentem. Najważniejsze jest to, że przeprowadzenie inwentaryzacji przynajmniej raz w każdym roku obrotowym, to obowiązek każdej firmy. 

Do zadań inwentaryzacyjnych zalicza się przede wszystkim spis towarów, które fizycznie znajdują się w posiadaniu danego przedsiębiorstwa i są przeznaczone do handlu, a w dniu dokonania spisu nie zostały sprzedane. Inwentaryzacji podlegają towary handlowe, wyroby gotowe, półwyroby, surowce i materiały, odpady i braki, jak również materiały przyjęte do obróbki lub przerobienia przez klientów zamawiających. W ten sposób przedsiębiorcy ewidencjonują faktyczne składniki majątku przedsiębiorstwa, w tym składniki rzeczowe oraz pieniężne. Należy jednak pamiętać, że sporządzając spis rzeczowych składników majątku nie bierze się pod uwagę środków trwałych i wyposażenia firmy, a więc chociażby takich rzeczy jak komputery, urządzenia biurowe, telefony czy meble.

Wszystko na temat szczegółów organizowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, jest dokładnie opisane w trzecim rozdziale Ustawy o rachunkowości. Przede wszystkim należy jednak pamiętać, że każdy remanent powinien być przeprowadzony rzetelnie, dostarczając obiektywnych informacji o rzeczywistym stanie majątku przedsiębiorstwa.

Cele inwentaryzacji

Inwentaryzacje są bardzo ważne dla przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe. Pozwalają na wykonanie kontroli wewnętrznej, ustalenie braków lub nadwyżek oraz wyjaśnienie wszelkich rozbieżności. Najważniejsze cele corocznych inwentaryzacji to:

  • Uzgodnienie stanu ewidencyjnego (opisanego min. w ewidencji środków trwałych) ze stanem rzeczywistym;

  • Kontrola rzetelności ksiąg rachunkowych i wiarygodności sprawozdań finansowych przedsiębiorstwa;

  • Rozliczenie osób, które są odpowiedzialne za majątek firmy;

  • Przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem, na przykład kradzieżom i oszustwom.

Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

Kiedy przeprowadza się inwentaryzację? Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców konkretne terminy przeprowadzania remanentu. Obowiązkiem jest wykonanie inwentaryzacji, która zweryfikuje faktyczny stan majątku firmy:

  • na dzień 1 stycznia, czyli na początek roku podatkowego,

  • na dzień 31 grudnia, czyli na koniec każdego roku podatkowego,

a także w trakcie roku podatkowego

  • na dzień rozpoczęcia działalności, jeżeli przypada on w trakcie roku podatkowego,

  • w przypadku, gdy firma w ciągu roku podatkowego utraci prawo do opodatkowania przychodu na zasadzie ryczałtu,

  • w przypadku zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników,

  • w momencie likwidacji działalności.

Oczywiście inwentaryzacja przeprowadzana na koniec roku jest jednocześnie remanentem początkowym nowego roku, nie trzeba więc dwukrotnie przeprowadzać całej procedury. Warto też pamiętać, że przedsiębiorca może dodatkowo przeprowadzić inwentaryzację na własne potrzeby, całościowo lub częściowo, po to, by rozliczyć konkretne działy lub osoby odpowiedzialne za zarządzanie majątkiem firmy, po to, by skontrolować faktyczny stan majątku firmy czy też w odpowiedzi na potrzeby podatkowe lub prawne.

Jakie są metody inwentaryzacji?

Zależnie od rodzaju majątku przedsiębiorstwa, możemy wyróżnić cztery rodzaje inwentaryzacji; są to:

  • Spis z natury,

  • Metoda pośrednia uproszczona,

  • Potwierdzenie sald,

  • Metoda weryfikacji.

Spis z natury

Spis z natury to metoda niepodważalna, która pozwala ustalić faktycznie posiadaną liczbę składników majątku. Spis z natury to zarazem najczęściej wykorzystywany sposób inwentaryzacji w przedsiębiorstwach, które prowadzą księgi rachunkowe.

Kiedy można zastosować tę metodę? Spisaniu z natury podlegają wyłącznie składniki mierzalne i policzalne, na przykład:

  • Towary handlowe przeznaczone do odsprzedaży;

  • Materiały podstawowe lub pomocnicze, w tym surowce wykorzystywane w przedsiębiorstwie;

  • Półwyroby oraz składniki, które wciąż pozostają w produkcji;

  • Gotowe wyroby, znajdujące się w magazynie;

  • Braki i odpady produkcyjne.

Po wykonaniu spisu z natury należy wycenić wszystkie składniki majątku, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia inwentaryzacji. W celu oszacowania wartości stosowane są ceny zakupu lub nabycia albo ceny rynkowe z dnia sporządzania spisu.

Metoda pośrednia uproszczona

W niektórych sytuacjach wykonanie spisu z natury jest niemożliwe. Na przykład pomiar techniczny niektórych elementów majątku może okazać się technicznie niewykonalny. W takich sytuacjach wykorzystuje się metody inwentaryzacji pośredniej uproszczonej.

Wszystkie składniki spisuje się w przybliżeniu. W tym celu wykorzystuje się pomiary, oszacowania i wykonuje się próby reprezentatywne. Komisja inwentaryzacyjna może też poprosić o ocenę ekspertów lub porównać spisywaną jednostkę do składników majątku o zbliżonym charakterze.

Potwierdzenie sald

Inwentaryzacje aktywów i pasywów pomiędzy kontrahentami, wierzycielami lub dłużnikami przeprowadza się metodą potwierdzenia sald. Oznacza to dwustronne potwierdzenie stanów księgowych i pozwala na weryfikację zgodności faktycznego stanu aktywów z zapisami w dokumentacji przedsiębiorstwa.

Metoda weryfikacji

Ostatnią, czwartą metodą inwentaryzacji, jest weryfikacja. W tym przypadku dane zawarte w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa porównuje się z innymi wiarygodnymi zapisami. W celu poprawnej weryfikacji konieczne jest dostarczenie dokumentów źródłowych lub wtórnych, na przykład rejestrów, kontrolek lub kartotek operacyjnych.


Elektroniczne wnioski urlopowe z inEwi!

Sprawdź, jak sprawnie możesz zarządzać elektronicznymi wnioskami urlopowymi w swojej firmie, dzięki wnioskom urlopowym online.

Etapy inwentaryzacji


Jak rzetelnie i zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości przeprowadzić inwentaryzację? Za pomocą spisu faktycznego stanu majątku firmy, czyli z pomocą spisu z natury. Warto traktować to jako proces, który składa się z kilku ważnych etapów.

Przygotowanie do inwentaryzacji

Przed przystąpieniem do spisu z natury, konieczne jest odpowiednie przygotowanie pod kątem formalnym oraz organizacyjnym. Obejmuje ono powołanie komisji inwentaryzacyjnej, która będzie odpowiadać za przebieg spisu, wraz z powołaniem przewodniczącego komisji. Ponadto należy przygotować harmonogram działań i zapewnić dostęp do niezbędnej dokumentacji. Dzięki starannemu przygotowaniu, sam proces liczenia jest łatwiejszy i staje się usystematyzowany. Oczywiście przyda się ułożony wcześniej grafik czasu pracy, który uwzględni przeprowadzenie remanentu.

Ewidencjonowanie składników majątku

Zasadniczą częścią inwentaryzacji jest przeprowadzenie spisu z natury. Na czym to polega? To nic innego jak rzetelne ewidencjonowanie każdego składnika majątku, który znajduje się na stanie przedsiębiorstwa. Dawniej komisje inwentaryzacyjne wykorzystywały papierowe arkusze i wypełniały je ręcznie. Na szczęście tego typu techniki odchodzą już do lamusa. Obecnie korzysta się z arkuszy kalkulacyjnych lub dedykowanych programów do inwentaryzacji. Doskonałym rozwiązaniem, po które sięga wielu przedsiębiorców, jest pomoc firm zewnętrznych. Podmioty specjalizujące się w inwentaryzacjach korzystają z funkcjonalnego oprogramowania i czytników kodów kreskowych. Dzięki temu inwentaryzacje przebiegają bardzo szybko, a większość typowych błędów ludzkich zostaje wyeliminowana. 

Wycena składników majątku

Po sporządzeniu spisu z natury należy przystąpić do wyceny, aby można było zaksięgować spis w Księdze Przychodów i Rozchodów. Istotne jest to, że towary handlowe oraz materiały podstawowe i pomocnicze wycenia się według cen zakupu lub nabycia, a jeśli nie jest to możliwe, to wycenia się je na podstawie cen rynkowych obowiązujących w dniu sporządzenia spisu z natury. Półwyroby, gotowe wyroby, a także braki własnej produkcji wycenia się, uwzględniając koszt ich wytworzenia. Z kolei odpady użytkowe wycenia się według wartości oszacowanej na podstawie przydatności tych odpadów do dalszego użytkowania.

Co istotne wyceny remanentu należy dokonać w ciągu 14 dni od daty sporządzenia szczegółowego spisu.

Rozliczenie inwentaryzacji

Dopiero po przeprowadzeniu spisu z natury i wycenie remanentu można przystąpić do rozliczenia całej inwentaryzacji. W tym celu sprawdza się, czy dane z ewidencji księgowej zgadzają się z wynikami inwentaryzacji. Podstawę do rozliczenia inwentaryzacji stanowią arkusze spisowe, które są traktowane jako druki ścisłego zarachowania. Za ich rzetelne wypełnienie odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Jeżeli niektóre ze spisywanych składników majątku muszą zostać zniszczone, potwierdzeniem tego są specjalne protokoły.

Aby poprawnie rozliczyć inwentaryzacje, dokładnie wypełnione arkusze spisowe przewodniczący komisji przekazuje osobie odpowiedzialnej materialnie. W większości przedsiębiorstw taką rolę pełni komórka księgowa. Właśnie tam następuje porównanie spisanych składników majątku ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej. Należy w miarę możliwości wyjaśnić wszelkie nieprawidłowości. Różnice, które ujawniła inwentaryzacja, muszą zostać rozliczone. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, rozbieżności należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Osoba odpowiedzialna materialnie oraz członkowie komisji inwentaryzacyjnej muszą wspólnie przeprowadzić analizę wszelkich niedoborów i nadwyżek. Obejmuje to również określenie przyczyn ich powstania. Dlaczego inwentaryzacje mogą wykazać różnice między stanem faktycznym a dokumentami firmy? Może to wynikać z faktu oszustwa, kradzieży lub błędnie prowadzonych ksiąg rachunkowych. Coroczny spis pozwala skorygować te rozbieżności, więc jest bardzo ważny dla przedsiębiorców. Na tym etapie bardzo ważna jest aktualizacja informacji zawartych w ewidencji księgowej, gdyż stan ewidencji musi być zgodny z faktyczną ilością oraz wartością składników majątku przedsiębiorstwa.

Następnie sprawdza się, jak inwentaryzacja wpłynie na kwestie podatkowe. Warto wiedzieć, że jeśli wartość wynikająca ze spisu przekracza początkowy remanent to różnica z nich wynikająca powiększa dochód, a zatem podlega opodatkowaniu. Natomiast jeśli wartość spisu końcowego jest niższa o początkowego, to różnica między nimi będzie pomniejszać dochód podlegający opodatkowaniu.

Po spełnieniu tych wszystkich obowiązków dane mogą trafić do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Co istotne, wszystkie dokumenty związane z przeprowadzoną inwentaryzacją muszą być przechowywane przez okres 5 lat od dnia rozliczenia spisu. Dotyczy to arkuszy spisowych, oświadczeń końcowych, protokołów likwidacji, protokołów różnic, itp. Przedsiębiorca powinien taką dokumentację zachować i ma obowiązek przedstawić ją na żądanie organów skarbowych.

Warto również pamiętać, że inwentaryzacja to nie tylko narzędzie na potrzeby sporządzenia wymaganej przez prawo dokumentacji. Przeprowadzona inwentaryzacja to również źródło wiedzy pomocnej w dobrym zarządzaniu aktywami i pasywami. Dzięki zgromadzonym danym można lepiej poznać własną firmę i kontrolować jej aktualną sytuację finansową.


Zobacz również:

Arkusz spisu z natury. Pobierz darmowy wzór z omówieniem

Blue Collar – kim są pracownicy fizyczni i produkcji i jak o nich dbać?

Sprzedaż B2B – co to jest i na czym polega ten model handlu?