Bilans księgowy – struktura, jak go sporządzić?

Z tego artykułu dowiesz się czym jest bilans i jak go sporządzić? Pokażemy poszczególne elementy bilansu, zrozumiesz czym są aktywa i pasywa bilansu.

Czym jest bilans?

Bilans to niezwykle ważny element sprawozdania finansowego (w skrócie – SF) każdego podmiotu. Ułatwia zrozumienie sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa na wybraną datę (tzw. dzień bilansowy). Jest on nie tylko częścią obowiązkowego SF, ale służy również do innych celów, takich jak ocena zdolności kredytowej przez banki czy raportowanie dla GUS.

Główne funkcje bilansu:

• Ocena Majątku (Aktywa): W bilansie znajdziesz informacje o posiadanych przez firmę aktywach, takich jak nieruchomości, zapasy, czy produkty gotowe.
• Zrozumienie Zadłużenia (Pasywa): Bilans pokazuje także, jak wysokie jest zadłużenie firmy i jaka jest wartość kapitałów wniesionych przez właścicieli.

Sporządzanie bilansu wymaga dokładności i znajomości obowiązujących przepisów. Firmy prowadzące księgi rachunkowe opierają się na Ustawie o rachunkowości lub Międzynarodowych Standardach Rachunkowości/Sprawozdawczości Finansowej w przygotowaniu swoich bilansów.

Co jeszcze zawiera sprawozdanie finansowe?

• Wprowadzenie i ogólny opis działalności firmy.
• Rachunek zysków i strat, przedstawiający wynik finansowy.
• Rachunek przepływów pieniężnych, który pokazuje, skąd firma uzyskuje i na co wydaje pieniądze.
• Zestawienie zmian w kapitałach własnych.
• Szereg informacji dodatkowych, które pomagają w lepszym zrozumieniu sytuacji finansowej firmy.

Bilans różni się w zależności od typu jednostki gospodarczej. Ustawa o rachunkowości wprowadza podział na mikro, małe i inne jednostki. Każda z tych kategorii podmiotów ma swoje specyficzne wymogi dotyczące SF. Ponadto, dla banków, zakładów ubezpieczeniowych oraz organizacji pozarządowych obowiązują dodatkowe zasady.

W Ustawie o rachunkowości można sprawdzić zasady kwalifikowania jednostki jako mikro lub małej lub innej. W ustawie zawarte są progi ilościowo-wartościowe dla jednostek mikro i małych i jednocześnie określono wyłączenia, które jednostki mimo nieprzekraczania progów ilościowo – wartościowych nie mogą być uznane za mikro lub małe.[1]

Zasada sporządzania bilansu – zasada równowagi bilansowej

Suma aktywów musi być taka sama jak suma pasywów.

Podstawową zasadą w bilansie jest, że wartość wszystkich aktywów firmy musi równać się wartości wszystkich jej pasywów. To znaczy, że suma tego, co firma posiada (aktywa), jest równa sumie tego, skąd pochodzą te zasoby (pasywa). W praktyce oznacza to, że każda pozycja majątkowa firmy, widoczna po stronie aktywów, ma odpowiadające jej źródło finansowania, które jest zaznaczone po stronie pasywów bilansu.

Podstawowe składniki bilansu. 

Tradycyjnie bilans dzieli się na aktywa i pasywa, które zostały dalej podzielone na mniejsze kategorie. Aktywa to kompletny wykaz składników majątku przedsiębiorstwa, obejmujący zarówno majątek trwały, jak i obrotowy. Z kolei pasywa odzwierciedlają źródła finansowania działalności firmy, w tym wkłady właścicieli, wyniki finansowe (zyski lub straty) oraz zobowiązania firmy, czyli jej długi i rezerwy utworzone na pokrycie przyszłych zobowiązań.

Jak należy sporządzić bilans?

Bilans firmy, co mówi ustawa o rachunkowości?

Struktura bilansu księgowego określona jest w Ustawie o rachunkowości, która zawiera wzory sprawozdań finansowych i ich obowiązkowe elementy. Różnią się one w zależności od wielkości jednostki lub jej rodzaju.

Wzory bilansu i innych elementów SF są zawarte w załącznikach do Ustawy o rachunkowości i tak dla:

1. jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji – załącznik nr 1 –  to najszerszy zakres informacji przedstawianych w bilansie i innych elementach sprawozdania
2. banków – załącznik nr 2,
3. zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji  – załącznik nr 3,
4. jednostek mikro – załącznik nr 4  przedstawia bardzo okrojony zakres informacyjny bilansu tzw. uproszczony bilans plus informacje uzupełniające do bilansu,
5. jednostek małych – załącznik nr 5 to okrojony zakres informacyjny, jednak zawiera więcej informacji niż w bilansie jednostek mikro, ale mniej niż w bilansie jednostek z załącznika 1 (czyli takich, które nie są mikro ani małe),
6. organizacji pozarządowych (dla jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy) – załącznik nr 6

Wymienione powyżej załączniki nr 1, 4 i 5 stosowane są dla jednostek prowadzących działalność gospodarczą innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i organizacje pozarządowe,

Dane liczbowe prezentowane w bilansie wynikają z danych zapisanych w księgach rachunkowych firmy za tzw. okres sprawozdawczy, na którego końcu tworzy się bilans. Najlepiej powierzyć sporządzenie sprawozdania finansowego, w tym bilansu, wykwalifikowanej firmie, np. swojemu biuru rachunkowemu.

Bilans księgowy – struktura: Lewa i Prawa strona bilansu, czyli Aktywa i Pasywa

Tradycyjnie uważa się, że bilans to zestawienie dwustronne, gdzie po lewej stronie umieszczone są aktywa, a po prawej stronie pasywa, czyli tak jak w uproszczonym bilansie poniżej:

Jednak w sprawozdaniu finansowym zwykle najpierw umieszcza się aktywa na koniec bieżącego roku obrotowego razem z danymi porównawczymi na koniec poprzedniego roku, a następnie tabelę z pasywami w takim samym układzie.

Poniżej znajdziesz przykłady układu bilansu dla poszczególnych typów jednostek.

Struktura bilansu dla jednostek mikro

Uproszczona wersja bilansu z załącznika nr 4 dla jednostek mikro wygląda następująco:

Lewa strona bilansu – aktywa

Aktywa

Prawa strona bilansu – pasywa

Pasywa

Struktura bilansu dla jednostek małych:

Bardziej rozbudowaną strukturę ma bilans dla jednostek małych zawarty w załączniku nr 5 Ustawy o rachunkowości, poniżej bilans dla jednostek małych :

Lewa strona bilansu – aktywa:

Aktywa

A. Aktywa trwałe

I. Wartości niematerialne i prawne

II. Rzeczowe aktywa trwałe, w tym:

– środki trwałe

– środki trwałe w budowie

III. Należności długoterminowe

IV. Inwestycje długoterminowe, w tym:

– nieruchomości

V. – długoterminowe aktywa finansowe

V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe

B. Aktywa obrotowe

I. Zapasy

II. Należności krótkoterminowe, w tym:

a) z tytułu dostaw i usług, w tym:

– do 12 miesięcy

– powyżej 12 miesięcy

III. Inwestycje krótkoterminowe, w tym:

a) krótkoterminowe aktywa finansowe, w tym:

– środki pieniężne w kasie i na rachunkach

IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe

C. Należne wpłaty na kapitał (fundusz) podstawowy
D. Udziały (akcje) własne

Aktywa razem

Prawa strona bilansu – pasywa:

Pasywa
A. Kapitał (fundusz) własny

I. Kapitał (fundusz) podstawowy

II. Kapitał (fundusz) zapasowy, w tym:

– nadwyżka wartości sprzedaży (wartości emisyjnej) nad wartością nominalną udziałów (akcji)

III. Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny, w tym:

– z tytułu aktualizacji wartości godziwej

IV. Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe

V. Zysk (strata) z lat ubiegłych

VI. Zysk (strata) netto

VII. Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

I. Rezerwy na zobowiązania, w tym:

– rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne

Zobowiązania długoterminowe, w tym:

– z tytułu kredytów i pożyczek

III. Zobowiązania krótkoterminowe, w tym:

a) z tytułu kredytów i pożyczek

b) z tytułu dostaw i usług, w tym:

– do 12 miesięcy

– powyżej 12 miesięcy

c) fundusze specjalne
Rozliczenia międzyokresowe

Pasywa razem

Struktura bilansu dla jednostek innych niż mikro, małe, innych niż zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji i innych niż banki

Najbardziej skomplikowaną i rozbudowaną strukturę na bilans z załącznika 1 Ustawy o rachunkowości. Tutaj poszczególne pozycje aktywów i pasywów są bardziej szczegółowe. Wzór przedstawiony poniżej:

Lewa strona bilansu – aktywa

Aktywa

A. Aktywa trwałe

I. Wartości niematerialne i prawne

1. Koszty zakończonych prac rozwojowych

2. Wartość firmy

3. Inne wartości niematerialne i prawne

4. Zaliczki na wartości niematerialne i prawne

II. Rzeczowe aktywa trwałe

1. Środki trwałe

a) grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu)

b) budynki, lokale, prawa do lokali i obiekty inżynierii lądowej i wodnej

c) urządzenia techniczne i maszyny

d) środki transportu

e) inne środki trwałe

2. Środki trwałe w budowie

3. Zaliczki na środki trwałe w budowie

III. Należności długoterminowe

1. Od jednostek powiązanych

2. Od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale

3. Od pozostałych jednostek</>

IV. Inwestycje długoterminowe

1. Nieruchomości

2. Wartości niematerialne i prawne

3. Długoterminowe aktywa finansowe

a) w jednostkach powiązanych

– udziały lub akcje

– inne papiery wartościowe

– udzielone pożyczki

– inne długoterminowe aktywa finansowe

b) w pozostałych jednostkach, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale

– udziały lub akcje

– inne papiery wartościowe

– udzielone pożyczki

– inne długoterminowe aktywa finansowe

c) w pozostałych jednostkach

– udziały lub akcje

– inne papiery wartościowe

– udzielone pożyczki

– inne długoterminowe aktywa finansowe

4. Inne inwestycje długoterminowe

V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe

1. Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego

2. Inne rozliczenia międzyokresowe

B. Aktywa obrotowe

I. Zapasy

1. Materiały

2. Półprodukty i produkty w toku

3. Produkty gotowe

4. Towary

5. Zaliczki na dostawy i usługi

II. Należności krótkoterminowe

1. Należności od jednostek powiązanych

a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:

– do 12 miesięcy

– powyżej 12 miesięcy

b) inne

2. Należności od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zangażowanie w kapitale

a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:

– do 12 miesięcy

– powyżej 12 miesięcy

b) inne

3. Należności od pozostałych jednostek

a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:

– do 12 miesięcy

– powyżej 12 miesięcy

b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych

c) inne

d) dochodzone na drodze sądowej

III. Inwestycje krótkoterminowe

1. Krótkoterminowe aktywa finansowe

a) w jednostkach powiązanych

– udziały lub akcje

– inne papiery wartościowe

– udzielone pożyczki

– inne krótkoterminowe aktywa finansowe

b) w pozostałych jednostkach

– udziały lub akcje

– inne papiery wartościowe

– udzielone pożyczki

– inne krótkoterminowe aktywa finansowe

c) środki pieniężne i inne aktywa pieniężne

– środki pieniężne w kasie i na rachunkach

– inne środki pieniężne

– inne aktywa pieniężne

2. Inne inwestycje krótkoterminowe

IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe

C. Należne wpłaty na kapitał (fundusz) podstawowy

D. Udziały (akcje) własne

Aktywa razem

Prawa strona bilansu – pasywa

Pasywa

A. Kapitał (fundusz) własny

I. Kapitał (fundusz) podstawowy

II. Kapitał (fundusz) zapasowy, w tym:

– nadwyżka wartości sprzedaży (wartości emisyjnej) nad wartością nominalną

udziałów (akcji)

III. Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny, w tym:

– z tytułu aktualizacji wartości godziwej

IV. Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe, w tym:

– tworzone zgodnie z umową (statutem) spółki

– na udziały (akcje) własne

V. Zysk (strata) z lat ubiegłych

VI. Zysk (strata) netto

VII. Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

I. Rezerwy na zobowiązania

1. Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego

2. Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne

– długoterminowa

– krótkoterminowa

3. Pozostałe rezerwy

– długoterminowe

– krótkoterminowe

II. Zobowiązania długoterminowe

1. Wobec jednostek powiązanych

2. Wobec pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale

3. Wobec pozostałych jednostek

a) kredyty i pożyczki

b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych

c) inne zobowiązania finansowe

d) zobowiązania wekslowe

e) inne

III. Zobowiązania krótkoterminowe

1. Zobowiązania wobec jednostek powiązanych

a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:

– do 12 miesięcy

– powyżej 12 miesięcy

b) inne

2. Zobowiązania wobec pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale

a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:

– do 12 miesięcy

– powyżej 12 miesięcy

b) inne

3. Zobowiązania wobec pozostałych jednostek

a) kredyty i pożyczki

b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych

c) inne zobowiązania finansowe

d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:

– do 12 miesięcy

– powyżej 12 miesięcy

e) zaliczki otrzymane na dostawy i usługi

f) zobowiązania wekslowe

g) z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych

h) z tytułu wynagrodzeń

i) inne

4. Fundusze specjalne

IV. Rozliczenia międzyokresowe

1. Ujemna wartość firmy

2. Inne rozliczenia międzyokresowe

– długoterminowe

– krótkoterminowe

Pasywa razem

Podsumowanie

Bilans to ważny dokument, który pokazuje finanse firmy w danym momencie. Bilans składa się z aktywów, czyli tego, co przedsiębiorstwo posiada, i pasywów, czyli skąd firma wzięła pieniądze na te aktywa. Bilans musi być zbilansowany, co oznacza, że wartość aktywów musi być równa wartości pasywów. Wszystkie dane w bilansie pochodzą z księgowań firmy.

Bilans sporządza się zazwyczaj na koniec roku obrachunkowego, często odpowiadającego końcowi roku kalendarzowego, i służy do podsumowania wyników finansowych firmy. Jego przygotowanie leży w gestii księgowego lub działu księgowości przedsiębiorstwa. W firmach, które nie posiadają własnego działu księgowości, bilans często przygotowuje zewnętrzne biuro rachunkowe. Osoby zajmujące się tym zadaniem muszą posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie księgowości oraz znać obowiązujące przepisy prawa rachunkowego.

Jeśli potrzebujesz profesjonalnej obsługi księgowej i chcesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są przygotowane poprawnie i na czas, skontaktuj się z nami. Zapewniamy kompleksową pomoc w sporządzaniu sprawozdań finansowych, których bilans jest obowiązkowym elementem. Dzięki temu możesz skupić się na rozwoju swojego biznesu, nie martwiąc się o aspekty księgowe.

[1][1] Progi można szybko sprawdzić na stronie internetowej www.gofin.pl w sekcji Wskaźniki i stawki w dziale Rachunkowość, https://wskazniki.gofin.pl/8,213,0,rachunkowosc.html